こんにちは、しゅうスタです。
ついに2度目の緊急事態宣言が発出され、ふたたびテレワークでの業務が始まる方も多いかと思います。
テレワークで仕事ををする上で、皆さんは意識していることはありますでしょうか。
私が務めている会社でも、前回の緊急事態宣言時ではテレワークを実施し、自宅で仕事をしておりました。
再び緊急事態宣言発出により、2度目のテレワークが始まりました。
そこで、普段は営業マンとしてサラリーマンをしている私が、テレワークをするときに意識していることをご紹介させていただきます。
テレワークの環境について
まずはじめに私自身のテレワーク環境についてご紹介させていただきます。
テレワーク中の就業規則について
- 勤務時間 9:00〜17:30
- 訪問での予定がない場合、自宅での仕事OK
- 打ち合わせが入っていない場合は、社内掲示板で対応可能の表示をする
テレワーク中でも通常通りの勤務体系となっており、お客様先に訪問の予定がない場合、自宅で仕事をすることが許されています。
相手に連絡をする際、対応可能かどうか不明となるため、社内掲示板に自分の状況を表示する必要があり、対応可能な際は、必ず電話やメール対応することが義務付けられています。
また、日々の業務を日報に記載する必要があり、休憩時間等も必ず記載をしています。
使用している端末やアプリについて
- ノートPC(会社貸与・Windows)
- スマホ(会社貸与・iPhone)
- iPad Air3(個人購入)
- Microsoft Teams
基本的に多くの業務を会社貸与のノートPCで行っており、スマホやiPadは補助的に利用しています。
パソコンはモバイルタイプとなりますので、13.3インチ(A4サイズ)のものを使用しています。
会社にてVPNを構築しているため、いつでもどこでも事務所と同じ環境で仕事ができるようになっています。
スマホも会社から貸与されており、iPhoneを使用しています。
端末が古くなってきたので、そろそろ買い替えてもらえないかと、社内稟議を上げているところです。(笑)
スマートフォンでは、通話使用がメインとなっており、外出中はメール確認もしています。
個人的にはガラケーでも問題ないかと感じています。
個人で購入したものはiPadのみとなっており、GoodNotesというアプリで手書きメモをしたり、ToDoなどを管理しています。
また、スケジュール管理は、紙の手帳ではなく、Googleカレンダーを使用し複数端末でいつでも確認ができる環境を作っています。
ビデオ会議ツールとしては、Microsoft Teamsというアプリを使用しています。
社内・社外どちらも基本的にはTeamsを使用しており、ビデオ会議と合わせてチャットツールも日々活用している状況です。
最近はなかなかお客様先に訪問することが難しいので、Teamsを使用し、リモートでの打ち合わせが非常に多くなりました。
テレワーク中に意識していること
いつも以上にレスポンスを早くする
通常の勤務では、事務所に人がいるため、実際に相手の顔を見ながら仕事ができていましたが、みんながそれぞれの場所で仕事をしているため、対面する機会がほとんどなくなってしまいます。
これは社内・社外どちらも言えることで、相手は自宅で仕事をしているのだからすぐに対応してくれると思っています。
それにも関わらずレスポンスが遅いと悪いイメージがついてしまいます。
そのような事態にならないためにも、対応できる際は即レスポンスをし、すぐに対応できない場合は、「打ち合わせ中のため少し返信が遅くなります。」や「〇〇時頃であれば対応可能ですので、少々お待ちいただけますか。」などの一報を入れておくだけでもかなり印象が変わります。
相手のことが見えないので、いつも以上に意識することが大切だと考えています。
グループ員と情報共有を密にする
上司への相談はもちろんですが、後輩社員もグループに所属しているので、自分から案件進捗や仕事量について情報共有をするようにしています。
テレワークの課題の中で、「周りの社員へ質問がしづらいため、業務がうまく進まない」ということが社内で多くありました。
そのため、年齢や年次に関係なく、全員が質問しやすい環境を整えたり、意見や疑問点などを共有できるようにしています。
仕事量が多いメンバーがいる場合にはお互いにフォローすることにより、業務時間が長くならないことも意識しています。
出社できる日数が限られているため、他のメンバー等のスケジュールを確認し合うなど、孤独を感じないように日々業務をするように意識しています。
途中経過をきちんと報告する
お客様からの要望事項や、上司から指示のあったことなど、いつも以上に途中経過を報告することを意識しています。
実際に仕事をしている姿を見ることができないので、どうしても進捗状況が心配になります。
相手の不安を取り除くことも当然ですが、「依頼されたことをきちんと対応しています」という印象を与えることが非常に重要です。
立て込んでいる場合は相手にその状況を伝え、時には再度期限を設けてもらうなどの調整も必要になってきます。
相手の希望を優先することも大切ですが、キャパオーバーの場合はきちんと伝えることも重要だと私は考えています。
さいごに
ここまで、私が普段テレワークを実施している環境や意識していることなどについてご紹介させていただきました。
いよいよ今週から本格的にテレワークが開始となるかと思います。
いまのところ1ヶ月間を目処に緊急事態宣言が発出されていますが、延長になる可能性もあります。
自宅で仕事をすることは、一見楽に思う方もいらっしゃるかと思いますが、想像以上に孤独でストレスを感じます。
心身ともに健康で過ごせるよう、また効率良く快適にテレワークをするために、私が日頃意識していることが参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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